La
gestión documental en la empresa
El tener toda la
documentación debidamente organizada y aplicando un buen método, agiliza
sobremanera la búsqueda en un futuro de cualquier archivo. Ello, no sólo mejora
la productividad empresarial, sino que resta mucho estrés y ansiedad.
La gestión
documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación
de una empresa en formato digital. Con ello se consigue:
- Mejorar la gestión de la
información.
- Automatizar los procesos.
- Reducir costes en la empresa, tiempos y espacio.
- Mejorar la gestión
de los recursos.
La gestión documental se realiza a través de un software
o aplicación que permitirá a la empresa manejar todos sus documentos de una
manera eficaz y ordenada. De esta manera, se hace una ordenación lógica que
posibilita al equipo de trabajo un buen almacenamiento documental y una rápida
localización de cualquier archivo.
Objetivo
De La Gestión Documental
Está claro que, por un lado, destacamos la eficiencia y
la rapidez a la hora de almacenar y localizar documentos. Sin embargo, otro
elemento importante es el ahorro en recursos (como por ejemplo, papel, ya que
se tiene todo informatizado).
Hay que tener presente que la gestión documental puede
hacerse tanto en papel como de manera automática en un sistema informático. Sin
embargo, ya es habitual ver que la mayoría de pymes se organizan a través del
empleo de potentes ERPs donde almacenan, unifican y gestionan de manera eficaz
todos los datos y documentos de su empresa.
Almacenamiento lógico y organizado de la documentación de
cada uno de los departamentos de la empresa.
Es importante que las empresas diseñen un potente plan de
gestión documental, que les permita mejorar procesos y aumentar la
productividad, siendo los equipos de trabajo mucho más eficientes. Para ello,
será necesario que se fijen unos criterios a la hora de almacenar y archivar la
información.
Ventajas
de la gestión documental
Aplicar una buena gestión documental en tu empresa, tiene
toda una serie de ventajas:
- Almacenamiento lógico y
organizado de la documentación de cada uno de los departamentos de la empresa.
- Informatización de toda la información.
- Ahorro en recursos: material, espacio y tiempo.
-Incrementa la seguridad de los archivos,
estando estos bajo seguras claves a las cuales tienen acceso unos pocos.
-Almacenamiento en la nube, lo cual evita perdidas de los
archivos y deterioro de la documentación.
-Compartir la información con las personas que lo
necesitan es más fácil que nunca.
-Rápida localización de documentos, tengan la antigüedad que
tengan. Al disponer de un sistema de ordenación y organización lógico,
encontraremos muy rápido aquello que vayamos buscando.
Si tu empresa es
de reciente creación, programa desde ya un buen plan de gestión documental. De
esta manera, te obligarás a ordenar y gestionar como es debido todos los
documentos. Igualmente, serán muchos los quebraderos de cabeza que te evites,
así como los tiempos de búsqueda de una factura que hace un par de meses se te
traspapeló, por ejemplo.
Gestión
Documental en las Empresas
En TBS - Telecon
Business Solutions conocemos en detalle todos los procesos de gestión
documental en las empresas, tenemos la capacidad de automatizar con software
(sistemas) y hardware (escáner) la localización de la documentación y la
gestión documental en su empresa, para que obtenga una mayor eficiencia en el
desarrollo del negocio y realice una mejora con ahorro de coste y tiempo en los
procesos críticos de su empresa.
Para empezar, lo
mejor es conocer que es la gestión documental, un breve resumen sería: La
Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos.
Para una información más detallada sobre que es la
gestión documental y que actores participan, le recomendamos nuestra página definición
de la gestión documental, donde se explican todos estos puntos en detalle.
Tal como hemos comentado antes, la gestión documental en
las empresas resuelve procesos importantes y críticos con la documentación de
entradas y salida de su empresa, algunos de estos importantes procesos de gestión
documental son:
- Factura Proveedores: La solución para
digitalizar facturas de proveedores simplifica los procesos de entrada de
factura de compra y eliminan el tiempo necesario y los posibles errores de
procesar las facturas de papel manualmente.
-Factura Clientes: 
-Pedidos Clientes: 
-
Archivo Documental: 
-Factura Electrónica:
Todo lo necesario para la factura electrónica
- Creación y
generación de facturas electrónicas en todos los formatos necesarios: PDF
Firmado (para facturación entre empresas) o XML FacturaE (para facturación con
administraciones públicas)
- Emisión y Envío de
las facturas electrónicas: por correo electrónico, por correo postal o
telemáticamente a las diferentes administraciones (ministerios, universidades,
ayuntamientos, etc.)
- Opción de envío de
las facturas a los diferentes servicios de las administraciones: FACe (Punto
General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del
Estado), AOC (Administración Oferta de Catalunya), etc.
gestión:
búsqueda de facturas por sus datos (número de factura, cliente, fecha, etc.),
acceso al fichero PDF o XML de la factura electrónica (ver, descargar,
imprimir), control del
estado del envío de las facturas electrónicas y
postales.
Todo
ello sin necesidad de cambiar su actual software de facturación y con hasta un
90% de ahorro frente a su coste actual.
Ofrecemos prueba gratuita del servicio,
infórmese sin compromiso:
- Teléfono: 932 289
110
- E-Mail:
telecon@telecon.es
Para que el
proyecto de gestión documental en la empresa tenga éxito, es muy importante
realizar un análisis detallado de los procesos documentales que existen en su
empresa antes de proponer una solución de gestión documental adecuada al
contexto de su empresa, por esta razón el equipo de Consultaría en Gestión
Documental de TBS le ayudará a tomar la mejor decisión para ejecutar cualquier
proyecto de gestión documental en su empresa.
El equipo de consultaría en gestión documental de Telecon
también le guiará en los otros 2 factores importantes para el éxito del proceso
en la gestión documental de su empresa:
El sistema de gestión documental: Son los programas,
software y configuraciones para el implementarlos procesos de gestión
documental en las empresas.
El hardware de gestión documental: El hardware de gestión
documental son los dispositivos escáner de documentos que necesita el sistema
de gestión documental para gestionar los documentos y los procesos asociados a
estos documentos.
Por otro lado, le
invitamos a conocer nuestro gestor documental TBSearch una aplicación web que
soluciona muchos de los problemas de gestión documental en las empresas.
Como ya hemos
comentado, lo mejor es contactar con TBS - Telecon Business Solutions si desea
iniciar un proyecto de gestión documental en su empresa, le guiaremos en todo
el proceso para que este proyecto sea un éxito.
Presentación en prezi:
Trabajo Drive
Has clic aquí
Cómic:
-Incrementa la seguridad de los archivos,
estando estos bajo seguras claves a las cuales tienen acceso unos pocos.
-Almacenamiento en la nube, lo cual evita perdidas de los
archivos y deterioro de la documentación.
-Compartir la información con las personas que lo
necesitan es más fácil que nunca.
-Rápida localización de documentos, tengan la antigüedad que
tengan. Al disponer de un sistema de ordenación y organización lógico,
encontraremos muy rápido aquello que vayamos buscando.
Si tu empresa es
de reciente creación, programa desde ya un buen plan de gestión documental. De
esta manera, te obligarás a ordenar y gestionar como es debido todos los
documentos. Igualmente, serán muchos los quebraderos de cabeza que te evites,
así como los tiempos de búsqueda de una factura que hace un par de meses se te
traspapeló, por ejemplo.
Parece que no,
pero una buena gestión documental es una forma de ganar ventaja competitiva
frente a otras empresas del sector, por lo que no la dejes de lado. Aquí puedes
encontrar los documentos para empresas más importantes para la creación y la
gestión de un negocio.
Gestión
Documental en las Empresas
En TBS - Telecon
Business Solutions conocemos en detalle todos los procesos de gestión
documental en las empresas, tenemos la capacidad de automatizar con software
(sistemas) y hardware (escáner) la localización de la documentación y la
gestión documental en su empresa, para que obtenga una mayor eficiencia en el
desarrollo del negocio y realice una mejora con ahorro de coste y tiempo en los
procesos críticos de su empresa.
Para empezar, lo
mejor es conocer que es la gestión documental, un breve resumen sería: La
Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos.
Para una información más detallada sobre que es la
gestión documental y que actores participan, le recomendamos nuestra página definición
de la gestión documental, donde se explican todos estos puntos en detalle.
Tal como hemos comentado antes, la gestión documental en
las empresas resuelve procesos importantes y críticos con la documentación de
entradas y salida de su empresa, algunos de estos importantes procesos de gestión
documental son:
- Factura Proveedores: La solución para
digitalizar facturas de proveedores simplifica los procesos de entrada de
factura de compra y eliminan el tiempo necesario y los posibles errores de
procesar las facturas de papel manualmente.
-Factura Clientes:
-Pedidos Clientes:
-
Archivo Documental:
-Factura Electrónica:
Todo lo necesario para la factura electrónica
- Creación y
generación de facturas electrónicas en todos los formatos necesarios: PDF
Firmado (para facturación entre empresas) o XML FacturaE (para facturación con
administraciones públicas)
- Emisión y Envío de
las facturas electrónicas: por correo electrónico, por correo postal o
telemáticamente a las diferentes administraciones (ministerios, universidades,
ayuntamientos, etc.)
- Opción de envío de
las facturas a los diferentes servicios de las administraciones: FACe (Punto
General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del
Estado), AOC (Administración Oferta de Catalunya), etc.
Opción de portal
web donde quedan almacenadas las facturas electrónicas para su
gestión:
búsqueda de facturas por sus datos (número de factura, cliente, fecha, etc.),
acceso al fichero PDF o XML de la factura electrónica (ver, descargar,
imprimir), control del
estado del envío de las facturas electrónicas y
postales.
Todo
ello sin necesidad de cambiar su actual software de facturación y con hasta un
90% de ahorro frente a su coste actual.
Ofrecemos prueba gratuita del servicio,
infórmese sin compromiso:
- Teléfono: 932 289
110
- E-Mail:
telecon@telecon.es
Para que el
proyecto de gestión documental en la empresa tenga éxito, es muy importante
realizar un análisis detallado de los procesos documentales que existen en su
empresa antes de proponer una solución de gestión documental adecuada al
contexto de su empresa, por esta razón el equipo de Consultaría en Gestión
Documental de TBS le ayudará a tomar la mejor decisión para ejecutar cualquier
proyecto de gestión documental en su empresa.
El equipo de consultaría en gestión documental de Telecon
también le guiará en los otros 2 factores importantes para el éxito del proceso
en la gestión documental de su empresa:
El sistema de gestión documental: Son los programas,
software y configuraciones para el implementarlos procesos de gestión
documental en las empresas.
El hardware de gestión documental: El hardware de gestión
documental son los dispositivos escáner de documentos que necesita el sistema
de gestión documental para gestionar los documentos y los procesos asociados a
estos documentos.
Por otro lado, le
invitamos a conocer nuestro gestor documental TBSearch una aplicación web que
soluciona muchos de los problemas de gestión documental en las empresas.
Como ya hemos
comentado, lo mejor es contactar con TBS - Telecon Business Solutions si desea
iniciar un proyecto de gestión documental en su empresa, le guiaremos en todo
el proceso para que este proyecto sea un éxito.
Presentación en prezi:
Trabajo Drive
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Cómic:
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